電子署名とは？仕組みや必要性、メリット・デメリットを徹底解説
「電子署名って何？本当に必要なの？」という疑問がある方も多いでしょう。
電子署名とは、紙文書の署名や印鑑に相当する電子的な認証手段のことです。
デジタル文書の信頼性を高め、法的効力を持たせることができるため、電子文書の作成に不可欠な要素であり、業務効率化やコスト削減に寄与します。
しかし、全ての契約に使用できるわけではなく、取引先によっては導入が難しい場合もあるため注意が必要です。
この記事では、電子署名の仕組みや必要性、メリット・注意点、主な利用方法について解説します。
目次
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電子署名とは？
電子署名とは、紙文書におけるサインや印鑑に相当する電子的な認証手段のことです。
デジタル化が進む現代社会において、電子文書の信頼性を高める重要な役割を果たしています。
従来の文書は作成名義人によって作成されたものであることを証明するため、作成者のサインや押印が必要となります。
一方で、電子文書は物理的な文書ではないため、作成者本人が直接サインをしたり押印をしたりすることができません。
そこで活躍するのが、従来のサインや印鑑と同じような証明力がある電子署名です。
手書きの署名と同等の法的効力を持ち、文書の作成者や内容の真正性を保証する機能があるため、契約書や申請書などの重要文書を、オンライン上で安全かつ効率的に取り扱うことが可能となるのです。
電子署名の利用は企業や行政機関でも急速に広がっており、ペーパーレス化の推進や業務プロセスの迅速化に大きく貢献します。
電子署名の仕組み
電子署名は、高度な暗号技術を用いて文書の真正性を保証します。
ここでは、電子署名を支える主要な技術要素について詳しく解説していきます。
暗号化と復号化
電子署名では、暗号化と復号化の過程が重要な役割を果たしています。
暗号化はデータを第三者に読み取られないように変換する仕組みであり、復号化は暗号化されたデータを元の形に戻すための仕組みです。
電子署名では公開鍵暗号方式を用いて暗号化と復号化の処理を行い、送信者の身元確認と文書の改ざん検知が可能となります。
暗号化の詳しい仕組みについては以下の記事で解説しています。
公開鍵暗号方式
公開鍵暗号方式は、公開鍵と秘密鍵という2種類の鍵を使用する暗号システムです。
公開鍵はネットワークを介して広く公開されているのに対し、秘密鍵は鍵を生成した本人しか保持できません。
この2つの鍵はペアとして機能しており、保護すべき情報に施錠して、決まった相手にだけ解読できる形で渡す仕組みとなっています。
公開鍵暗号方式の特性を利用することで、電子署名の信頼性と安全性が確保され、デジタル社会における重要な認証技術として広く活用されています。
ハッシュ値
電子署名では、文書のハッシュ値を計算し、秘密鍵で暗号化します。
このハッシュ値とは、文書の内容を一意に表す不規則な文字列のことです。
受信者は公開鍵でハッシュ値を復号し、文書から再計算したハッシュ値と比較することで、改ざんの有無を確認できます。
この仕組みにより、電子署名の信頼性が担保されています。
電子署名が必要とされる理由
電子署名は、デジタル時代における文書の信頼性と安全性を確保する上で重要な役割を果たしています。
電子署名がなければ電子文書の信頼性は担保できず、原本のコピーによるセキュリティトラブルだけでなく、企業の信頼問題にも発展しかねません。
なりすましや改ざんを防ぎ、法的効力を持つ電子文書の作成には不可欠な要素となっているのです。
以下、電子署名が必要とされる主な理由を紹介します。
▼ 電子署名が必要とされる理由
- 文書の真正性を証明できる
- 作成者の身元を確認できる
- データの改ざんを検知できる
- ペーパーレス化を促進して業務効率を向上させる
- 情報漏洩のリスクを低減できる
これらの理由から、電子署名は現代のビジネス環境において欠かせない技術となっています。
なお、電子契約においては「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など、実用化にあたっての法的準備も整っているため、電子文書への信頼性が担保されています。
電子署名を利用するメリット
電子署名の利用には、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、多岐にわたるメリットがあります。
ここでは、電子署名を利用する主なメリットを3つ紹介します。
業務効率化に繋がる
電子署名を導入することで、書類のやり取りがオンラインで完結し、業務効率が大幅に向上します。
従来の印刷や郵送の手間が省け、時間と労力を削減できるため、迅速なやり取りや意思決定が可能となるのです。
特に、複数の関係者間での契約や承認プロセスが簡素化され、業務全体のスピードアップに繋がります。
また、電子文書では従来の書類に比べて、検索や管理を容易に行えることから、文書の取り扱いにかかる時間も短縮されます。
改ざんを検知できる
電子署名によって文書の完全性が保証され、改ざんの有無を確実に確認できます。
署名後に文書の内容が変更された場合、電子署名の検証プロセスを通じて即座に改ざんを検知することが可能です。
これにより、重要な契約書や法的文書の信頼性が高まり、不正な改ざんや詐欺のリスクを大幅に軽減できます。
文書の改ざんに対する抑止力として機能し、セキュリティの向上に貢献します。
コストを削減できる
紙の書類で契約等を行う場合、印刷や郵送、保管に一定のコストが発生します。
契約のたびに印刷代がかかるのはもちろん、封筒や切手の購入費など、さまざまな費用が必要となるでしょう。
一方で、電子署名を利用した電子文書では、これらのコストが基本的にかかりません。
電子文書の利用により、ペーパーレス化を推進し、オフィススペースの有効活用が図れます。
さらに、文書管理にかかる人件費や、遠隔地での契約にかかる交通費なども節約可能です。
長期的にはコスト削減効果が積み重なり、企業の収益性向上にも期待できるでしょう。
電子署名の注意点
電子署名にはメリットが多い一方で、いくつかの注意点も存在します。
利用シーンや取引先の状況によっては導入が難しい場合もあるため、事前に留意が必要です。
全ての契約には使用できない
法律で紙の書類での契約が義務付けられている場合は、電子署名を使用することができません。
例えば、不動産取引や一部の金融取引では、依然として紙の契約書が求められることがあります。
また、電子署名の法的効力が認められていない契約形態も存在するため、電子署名を利用する際は事前の確認が必要です。
取引先によっては利用が難しい
全ての取引先が電子署名に対応しているとは限らず、利用が難しいケースもあります。
電子署名を利用する場合、双方が書類の電子化に対応している必要があり、相手方に対して電子化を強制することはできません。
特に中小企業や個人事業主など、デジタル化が進んでいない取引先との契約では注意が必要です。
また、国際取引の場合、相手国の法制度により電子署名の有効性が異なる可能性があります。
このような状況に備え、従来の紙ベースの契約と電子署名を併用できる柔軟な体制が求められます。
電子署名を行う主な方法
電子署名を行う方法には、PDFファイルやWord、Excel、電子契約サービスなど、さまざまなものがあります。
目的や状況に応じて、適切な方法を選択することが重要です。
PDFファイルに電子署名する
Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerなどのソフトウェアを使い、PDFファイルに電子署名を付与する方法があります。
この方法は、広く普及しているPDF形式の文書に対して有効であり、多くのビジネスシーンで活用されています。
▼PDFファイルに電子署名を行う流れ
- PDFファイルを開き、［ファイル］タブの［その他の形式で保存］を選択し、［証明済みPDF］をクリック
- ［電子署名］を選択し、［ドラッグして新規署名ボックスを作成］をクリック
- ［証明済み文書として保存］が表示された後、［OK］をクリック
- デジタルIDの設定を行う
- 署名を追加する場所を選択して、［署名］ボタンをクリック
PDFファイルに署名することで、文書の信頼性が高まり、改ざんの検知も可能となります。
署名の視認性が高く、従来の紙の契約書に近い感覚で利用できる点もメリットの1つです。
WordやExcelに電子署名する
Microsoft OfficeのWordやExcelなどのファイルにも電子署名を付与できます。
Officeファイルに署名することで、文書の改ざんを防止し、作成者の身元を証明することが可能です。
▼WordやExcelに電子署名を行う流れ
- 署名欄の付与する場所をクリック
- ［挿入］タブの［テキスト］の中にある［署名欄］のアイコンをクリック
- ［Microsoft Office 署名欄］を選択
- ［署名の設定］が表示された後、署名者の氏名やメールアドレスなどを付与
- ［署名者が [署名] ダイアログ ボックスにコメントを追加できるようにする］や［署名行に署名日を表示する］のチェックを必要に応じてオンにする
WordやExcelへの電子署名は、社内文書や業務用資料など、日常的に使用するファイルの信頼性を高める際に適しています。
既存のOffice環境をそのまま活用できるため、導入のハードルは比較的低いといえるでしょう。
電子契約サービスを利用する
電子契約サービスを利用すれば、契約書の作成から署名、保管までを一括で行えます。
PDFファイルやWord、Excelのような手間はかからず、簡単に電子署名を導入できる点がメリットです。
多くのサービスでは、クラウド上で文書のやり取りが完結するため、場所や時間の制約がなくなります。
また、複数の関係者による署名や承認プロセスの管理も容易になり、業務効率の向上に期待できます。
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画像引用元：GMOグローバルサイン
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さらに、電子帳簿保存法に対応する認定タイムスタンプと電子署名機能も備えているため、幅広いビジネス用途で活用可能です。
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まとめ
この記事では、電子署名の仕組みや必要性、メリット・注意点、主な利用方法について解説しました。
電子署名は、暗号技術を用いて文書の真正性を保証する認証手段であり、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化に貢献します。
PDFやOfficeファイルへの署名、専用の電子契約サービスの利用など、さまざまな方法で導入が可能です。
電子署名の導入を考えている方は、「GMOグローバルサイン」の電子契約サービス利用をご検討ください。
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文責：GMOインターネットグループ株式会社
