電子契約の仕組み｜書面契約との違い、導入するメリット・デメリット

書面契約との違い

電子契約は物理的な保管や郵送の必要がないため、書類の管理にかかる手間やコストを大幅に削減できます。

また、書面契約に比べて、迅速かつ低コストで契約プロセスが進行するのも大きな特徴です。

契約書の作成から締結までをオンライン上で完結できるため、遠方の取引先との契約も円滑に進められます。

ただし、電子契約を完了させるには、タイムスタンプや電子証明書など、書面契約にはない手続きを踏む必要があります。

電子契約と書面契約を適切に使い分け、業務の効率化とコスト削減を図ることが重要です。

電子証明書

電子証明書とは、契約者の身元を電子的に証明するためのものです。信頼できる第三者機関によって発行され、契約の正当性が保証されます。

電子証明書の役割は、契約書の改ざんやなりすましを防ぎ、契約の正当性を高めることです。主に以下のような情報が記載されます。

電子証明書の発行には厳格な審査プロセスがあり、契約者の実在性を確認した上で発行されます。

電子契約における電子証明書の重要性は非常に高く、信頼性の根幹を担っているといえるでしょう。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、文書が生成された正確な時刻を証明する仕組みです。

タイムスタンプの活用により、契約文書の作成日時を特定できるほか、電子データが契約以降に改ざんされていないことを証明できます。

万が一、契約文書が改ざんされた場合でも、タイムスタンプによって改ざんの事実を検知できるのです。

電子契約におけるタイムスタンプの存在は、法的な証拠能力を高める上で欠かせません。

電子サイン（立会人型）

立会人型の電子サインは、メール認証とシステムログを利用して本人であることを担保する仕組みです。

電子サインでは電子契約サービスに登録し、メールアドレスさえ持っていれば利用できます。

この方式は比較的導入しやすく、契約相手の負担が少ない点が大きなメリットです。ただし、電子サインの法的効力は電子署名と比べるとやや劣ります。

電子署名（当事者型）

当事者型の電子署名は、契約当事者の電子証明書を利用して本人であることを担保する仕組みです。

電子証明書の発行には、第三者機関の電子認証局による厳格な審査が必要です。

手間が掛かる一方で、電子署名は電子サインと比べて法的効力が高く、本人認証の信頼性が高いという利点を持ちます。

重要な契約や法的効力が求められる場面では、電子署名の利用が望ましいといえるでしょう。

業務効率化

電子契約により、契約プロセスの時間が大幅に短縮されます。

書類の作成から締結までをオンライン上で完結できるため、即時性とアクセシビリティが向上し、業務のスピードが加速します。

また、契約書の修正や再送付のやり取りも簡略化でき、業務の停滞を防ぐことが可能です。

契約業務に要する工数を削減し、本来の業務に注力できる環境を構築できます。

コスト削減

電子契約を導入することで、契約時に発生するコストが大幅に削減されます。削減される主なコストは以下の通りです。

契約書の物理的な保管スペースも不要になるため、オフィスのスリム化にも繋がります。

また、ペーパーレス化による環境負荷の低減は、企業イメージの向上にも寄与するでしょう。

コンプライアンスの強化

電子契約は契約締結までのステータスを管理できるため、監査と追跡が容易になります。

契約プロセスの可視化により、締結漏れや保管漏れ、更新漏れといったトラブルを未然に防げるのです。

また、電子署名や改ざん防止の機能により、法的効力のある契約を締結できます。

法規制遵守がシンプルかつ確実に行えるため、コンプライアンス体制の強化に繋がります。

全ての契約には対応できない

法的な制約により、電子契約が適用できないケースも存在します。

特に不動産取引や公正証書の作成など、法律で書面の作成が義務付けられている契約は電子化が困難です。

また、業界によっては、電子契約の利用に制限がある場合もあります。電子契約の導入前に、対象となる契約の法的要件を確認することが重要です。

業務フロー変更による手間が発生する

書面契約から電子契約に切り替える際には、従来の業務プロセスを大幅に見直す必要があります。

電子化に対応させるために、新たなフローの検討や社内の規定変更、社内への周知などが必要です。

また、従業員の研修や新システムへの適応には時間とコストがかかります。

電子契約の導入は、単にシステムを変更するだけでなく、組織全体の変革が求められるのです。

不正アクセスのリスクが生じる

電子契約では機密性の高い情報がデジタル化されるため、サイバー攻撃の標的になる可能性があります。

不正アクセスによる情報漏洩や改ざんは、企業に深刻なダメージを与えかねません。

そこで必要となるのが、暗号化やアクセス制御、監視体制の整備など、多層的なセキュリティ対策です。

また、定期的なセキュリティ監査の実施と、従業員のセキュリティ意識の向上も欠かせません。不正アクセスの手口や対策については、以下の記事をご確認ください。

【関連記事】不正アクセスとは？代表的な手口と被害に遭わないための対策

特定の法律を理解しておく

電子契約に関連する法律を熟知し、遵守することが必須です。具体的には、電子署名法や電子帳簿保存法などが挙げられます。

これらの法律は、電子契約の法的効力や証拠能力を担保するために重要な役割を果たしています。

電子契約の利用前に、電子署名法と電子帳簿保存法について必ず確認しておきましょう。

反対意見を考慮して社内調整を行う

電子契約の導入に対する内部の反対意見を事前に解消すべきです。

電子化に抵抗感を持つ従業員や、既存の業務フローを変更することに懸念を示す部門もあるでしょう。

これらの反対意見に真摯に耳を傾け、丁寧に説明することが求められます。社内調整を通じて、導入に向けた体制を整えることが重要です。

社内調整を行う際は、現場の意見を取り入れながら、全社一丸となって取り組む必要があります。

自社の環境に合わせてサービスを選ぶ

自社の業務内容やセキュリティ要件に合った電子契約サービスを選定しましょう。

電子契約サービスは多種多様であり、提供される機能や料金体系はさまざまです。

自社のニーズに合ったサービスを選ぶためには、入念な比較検討が欠かせません。また、サービス提供者のセキュリティ対策や保守体制についても確認が必要です。

自社の環境に最適なサービスを選定すれば、電子契約の導入効果を最大限に引き出せるはずです。