脱PPAPとは？表明した大手企業や取り組むメリットを徹底解説

脱PPAPが始まったきっかけ

脱PPAPが始まったきっかけは、2020年11月に平井元デジタル改革担当大臣がPPAPの廃止方針を表明したことです。平井元デジタル改革担当大臣は会見で、「セキュリティ対策や受け取り側の利便性の観点から、PPAPは適切ではない」と発言しました。

また、文部科学省も2021年12月1日に「文部科学省における添付ファイル付きメールの運用に関するお知らせ」として、2022年1月4日以降の全てのメール送受信において脱PPAPを行い、クラウドサービスを使った仕組みに変更することを発表しています。

PPAPの問題点

PPAPには、現代の業務環境に合わない多くの問題点が存在します。具体的には以下のような問題点が挙げられます。

これら複数の問題点があることからも、PPAPは現代のデジタル化されたビジネス環境には適していないと言えます。情報漏洩やマルウェア感染などのトラブルを起こさないためにも、早急に脱PPAPを目指すことが推奨されます。

【関連記事】PPAP問題とは？具体的な問題点・代替案・セキュリティ対策を紹介

日立製作所

日立製作所は2021年10月8日、「2021年12月13日以降のすべてのメール送受信において、パスワード付きZIPファイルの利用を廃止させていただくことを、お知らせいたします」と、脱PPAPについて公式サイトで表明しました。

PPAPの代替手段として、グループ外の関係者とやり取りする場合は、適宜担当者間での相談、またはクラウドのコラボレーションツールを利用するとしています。さらに、パスワード付きZIPファイルが添付されたメールは日立グループで送受信しない設定とする、という対策も実施しました。

NTTデータ

NTTデータは2021年7月に社内規定を改定し、PPAPの使用を全面的に禁止しました。社内規定で使用を禁止すると同時に、社内啓発も行っています。

PPAPの代替手段には、独自のファイル共有サービスと、利用できるクラウドストレージサービスなどの拡大を採用しています。

SCSK

住友商事グループのシステムインテグレーターであるSCSKは、PPAPを原則禁止とする旨を社内に展開しました。

代替手段としては、取り扱う情報の重要度レベルを4段階で定義し、レベルごとに適したデータ送付方法を定義するガイドラインを作成しています。また、レベルが高い場合は以下のような方法で情報を送信するといったルールも定めました。

SCSKは2022年3月11日に、脱PPAPについての記事「脱PPAP！ 代替策に何を選ぶべきか？純国産オンラインストレージの安心と使いやすさに注目！」を公開しています。このことからも、SCSKは脱PPAPに積極的であることがわかります。

伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）

伊藤忠テクノソリューションズ（CTC）は、脱PPAPに向けて大容量ファイル転送システム「eTransporter」を採用しています。2022年2月に「eTransporter」の導入を正式に決定し、同年5月末からCTCグループ全体で本番運用を開始しました。

このシステムを導入した主な理由として、オンプレミスでの導入が可能なこと、ユーザーの負担が少ないこと、コストパフォーマンスが優れていること、この3つを挙げています。

セキュリティ環境の強化

PPAPを廃止することで、マルウェアやウイルスに感染するリスクが低減するなど、セキュリティ環境の強化に繋がります。

PPAPをこのまま続けると、危険なウイルスやマルウェアに感染するリスクが常に伴います。その点、早急に脱PPAPを図り、別のセキュリティ対策を行うことで、多くのセキュリティリスクを軽減することが可能です。

【関連記事】企業が取り組むべきセキュリティ対策とは？重要性や対策内容を解説

業務の効率化

PPAPをやめることにより、メールでの情報交換の手間が大きく削減されます。業務の効率化に繋がり、結果として企業全体の生産性向上に寄与します。

従来の方法だと、送信側はまず情報をZIPファイルにまとめ、それをパスワードで暗号化してメールを送信します。その後、別のメールでパスワードを送信するという作業が必要です。

脱PPAPを進めることで、これらメール作成・確認の手間を削減でき、業務効率の向上に繋がります。

取引先へのセキュリティ向上

3つ目のメリットは、取引先へのセキュリティ向上が図れる点です。前述したように、PPAPを使い続ける限り、メールの送受信において常にセキュリティリスクが伴います。

これは取引先も同じで、自社がPPAPを採用し続けている間は、取引先にもそのリスクを抱えてもらう必要があります。場合によってはPPAPが原因で、取引先に大きな損害をもたらしてしまうこともあるでしょう。

それらのリスクを防ぎ、取引先との関係性を高めるためにも、脱PPAPを積極的に進めることが求められます。

別の通信経路でファイルとパスワードを送信する

すぐに脱PPAPを行いたいなら、別の通信経路でファイルやパスワードを送信する代替案の採用を検討しましょう。ファイルとパスワードの送信に別の経路を用いることで、セキュリティリスクの低減に繋がります。

例えば、ZIPファイルはメールで送信し、パスワードはチャットや電話など別の経路で伝えるなどの手段が挙げられます。複雑な作業を挟まないため、「新しいシステムを導入したくない」という場合でもすぐに代替手段を採用することが可能です。

クラウドストレージを利用する

クラウドストレージを活用すれば、データの安全な共有や保存が実現します。時間と場所を選ばず自由にファイルを共有できるほか、わざわざパスワードを設定する必要もありません。

このクラウドストレージを用いた方法は、文部科学省の代替案としても導入されています。特に大手のクラウドストレージサービスを導入すれば、データの暗号化や二段階認証などを利用でき、企業のセキュリティ対策としてより一層機能するでしょう。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスの利用も選択肢に入ります。ファイル転送サービスとは、インターネット上でファイルを送受信するサービスのことです。活用する主な流れは以下の通りです。

具体的な導入方法としては、「ギガファイル便」や「クリプト便」、「SECURE DELIVER」などの利用が挙げられます。セキュリティ対策を強化したいなら、有料の大手サービスの利用を検討しましょう。