クラウドストレージとは？利用するメリットとサービスの選び方

ファイルサーバーとの違い

クラウドストレージとファイルサーバーの主な違いは、データの保存場所とアクセス方法にあります。クラウドストレージはインターネット経由でデータを保存するのに対し、ファイルサーバーは特定のネットワーク内に保存し、社内でのみアクセスが可能となります。

元々、社内で作成・更新されるデータは社内利用のみを目的としていたため、ファイルサーバーの利用が主流でした。しかし、ファイルサーバーは構築やメンテナンスが必要であり、アクセスできる範囲が限られるため、現代のリモートスタイルには適していません。

これに対し、クラウドストレージは場所を選ばず、インターネットがあれば世界中のどこからでも自由にアクセスできます。柔軟性と生産性を向上させるという意味では、クラウドストレージのほうが優位だと言えるでしょう。

ユーザー側

クラウドストレージを利用するユーザー側の主なメリットは以下の通りです。

1. 場所を問わず自由にアクセスできる
2. 自動でバックアップが取れる
3. ファイルの共同編集が可能

各メリットを順番に見ていきましょう。

導入企業側

クラウドストレージを導入すれば、導入企業側は以下3つのメリットを享受できます。

1. ファイルの共有や権限の管理が容易
2. 初期コスト・運用コストを軽減できる
3. ストレージ容量を後から拡張できる

これらのメリットは、企業のデジタルトランスフォーメーションを図る上では特に重要となります。

ユーザー側

ユーザー側のデメリットは以下の2点です。

1. 障害時に利用できない
2. オフラインで利用できない

各デメリットを順番に見ていきましょう。

導入企業側

続いて、導入企業側のデメリットを2つ紹介します。

1. セキュリティリスクがある
2. カスタマイズの幅が狭い

それぞれのデメリットを一つずつ解説していきます。

名刺管理をデータ化

従来、名刺はケースやファイルなどで物理的に保管し、必要に応じて手動で探し利用していました。名刺が増えると一つのファイルでは収まりきらず、その場合、複数のファイルを用意する必要がありました。

その点、「ScanSnap」などのスキャナーで名刺を読み取り、データ化してクラウドストレージに保存すれば、名刺の一元管理が可能となります。また、必要なタイミングで名刺情報を素早く活用できるため、顧客対応が迅速になるほか、名刺情報の紛失リスクも軽減します。

領収書をデータ化

領収書のデータ化は、経費処理の効率化に直結します。領収書をスキャナーなどで読み取り、クラウドストレージに保管すれば管理が容易になり、経理業務が大幅に効率化されます。

例えば、スマートフォンで領収書を撮影し、その画像データをクラウドストレージに保存することも可能です。これにより、経理部門はリアルタイムで領収書のデータを確認でき、スピーディで柔軟な経費処理が実現します。

会議資料をデータ化

会議資料と聞くと、一般的には紙で作成された資料をイメージしがちですが、クラウドストレージを活用すれば会議資料さえもデータ化できます。会議の参加者全員でファイルやデータを共有することで、効率的にペーパーレス会議を進められるでしょう。

具体的には、プレゼンテーションや会議の資料をクラウドストレージにアップロードし、会議前にリンクを共有します。参加者はどこにいても資料を閲覧することができ、社内会議をスムーズに進めることができます。

FAXをデータ化

FAXをデータ化する「インターネットFAX」も注目されています。スキャナーで書類を読み込み、そのデータを「インターネットFAX」により相手方に送信することで、相手方はメールとしてFAXを受信できるようになります。

クラウドストレージを通じて共有・保存が可能となり、業務コストの削減と情報アクセスの効率化につながります。また、インクや用紙を購入する必要がなくなる点もメリットの一つです。

サービスのターゲット

サービスのターゲットを把握することは、適切なクラウドストレージを見つける上で不可欠です。なぜなら、サービス提供者が意図するターゲットによって、提供される機能やサービスレベルが異なるからです。

例えば、大企業向けに設計されたサービスでは、大規模なデータ管理や高度なセキュリティ機能が提供されます。その一方、個人向けのサービスの場合、コスト効率や利便性に重点を置く傾向にあります。

ストレージ容量

クラウドストレージを選定する際、ストレージ容量も重要なポイントとなります。サービスに応じてストレージ容量はそれぞれ異なるため、「企業全体でどれくらいの容量が必要なのか」を算出し、その上でサービスのストレージ容量を選択することが大切です。

具体例として、高画質のビデオや大量の書類を扱う場合、大容量ストレージのサービスが適しています。ただし、ストレージ容量が大きくなると、その分コストも増加するため注意が必要です。

操作性・機能性

クラウドストレージを効果的に活用したいなら、必ず操作性・機能性を確認しておきましょう。操作性が直感的で、なおかつ機能性が高いサービスであれば、企業全体の作業効率が飛躍的に向上します。

一方で、操作性が不十分で機能性が物足りない場合、利用するユーザーの混乱を招き、作業の遅延や誤操作の原因を招く恐れがあります。

導入費用

サービスの導入費用は、企業の財務に影響を与えるため重要な要素の一つです。基本的にサービスの導入費用は、搭載されているストレージ容量や機能によって異なります。また、サービスによって月額で支払う場合もあれば、年額で料金を支払う場合もあります。

予算内で最適なサービス・プランを選ぶことで、無駄な出費を防ぎ、他の事業活動に資金を充てることができます。自社の環境に必要かどうかを確かめた上で、クラウドストレージの導入費用を検討するようにしましょう。

セキュリティ

サービスのセキュリティは、データ保護の観点から極めて重要です。クラウド上に保存されるファイルやデータが暗号化され、しっかりとセキュリティ対策が整っていれば、情報漏洩などのセキュリティリスクが低減します。

クラウドストレージはオンラインでアクセス可能なため、サイバー攻撃などのリスクが常に伴います。不十分なセキュリティ対策だと情報漏洩のリスクを高め、企業の信頼性や業績に重大な影響を及ぼす可能性があるため注意が必要です。

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運営企業の信頼性

サービスの品質を確保するためにも、運営企業の信頼性を重要視しましょう。信頼できる運営企業であれば、サービスの安全性が担保されていることが多く、トラブルのリスクが低減します。

そのためサービスを選択する際は、運営企業が過去に大規模なトラブルを起こしていないか、長時間のダウンタイムを発生させていないか、などを確認するようにしましょう。実績や顧客のレビューを確認することは、信頼性を判断する上で有効な手段です。